Conceptos Generales

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, si no que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

1. §  Identificar metas, objetivos y prioridades
2. §  Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
3. §  Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
4. §  Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
5. §  Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron más recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminar en una semana (fuimos eficientes pero no eficaces).

Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de lo recurso previstos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

CONTROL

El concepto de control es muy general y puede emplearse como punto central para el sistema administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser constituida de manera que proporcione en medio para el control de las actividades.

La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

1. §  Verificar.
2. §  Regular.
3. §  Comparar con una norma.
4. §  Ejercer autoridad sobre dirigir y ordenar.
5. §  Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa, sin embargo, se dan algunas definiciones. La palabra control es un galicismo que indica la acción o efecto de control. Controlar es un verbo activo que significa:

Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido.

URGENTE E IMPORTANTE

En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente el importante, la urgente es lo que exige atención inmediata. La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a lo largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso o a los problemas, como si todos fueran crisis.

Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante.

Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

Existen también algunos mitos:

1. §  El mito del activismo: el ejecutivo nacional trabajo es el más eficiente. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redoblar el lapso y se agita más para no llegar a ninguna parte.
2. §  El mito del centralismo: cuanto más era el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
3. §  El mito de los datos completos: hay que aplazar las decisiones hasta de recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo o no se decide.
4. §  El mito de la energía en el desempeño laboral: los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
5. §  El mito de la solución de problemas: hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regateaba el tiempo que se prevé emplear en asuntos difíciles, tratando los de manera superficial, de modo que no esté condenado a repetir lo que salió mal.
6. §  El mito del tiempo enemigo: el tiempo presión al ejecutivo se le echa encima. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
7. Enemigos del tiempo, algunos enemigos sonoros y fáciles de identificar por ejemplo:
8. §  La verborrea como estilo de comunicación
9. §  Las repeticiones inútiles
10. §  El lenguaje confuso y ambiguo
11. §  El desorden
12. §  La indecisión
13. §  La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando
14. §  La manía de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propuestas y objetivos
15. §  La costumbre de adoptar rituales que son meros formalismos muertos y vacíos
16. §  Confundir la urgente con lo importante

Enemigos del tiempo externo:

Interrupciones del teléfono, interrupciones por visitas inesperadas, urgencias, mobiliario incómodo, incapacidad de los subalternos, falta de información adecuada, ex eso de reuniones, liderazgo deficiente, trámites excesivos, ruidos y distractores visuales, sistemas de comunicación deficientes.

Enemigos del tiempo interno:

No saber decir no, querer acaparar actividades por no saber delegarlas sobreestimar las propias capacidades, aplazará, dejar las cosas para después, indisciplina en el cumplimiento de las propios planes, confusiones orden de la propia oficina, falta de motivación, indiferencia, atención y preocupaciones, obsesión por lo trivial y meticulosidad, Inconstancia, hábito dejar tareas inconclusas.

PLANEACIÓN DEL TIEMPO Y HERRAMIENTAS

 Agenda Ejecutiva.

Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

1. §  Bienvenida y apertura de la agenda.
2. §  Comentarios a los puntos de la agenda.
3. §  Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
4. §  Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
5. §  Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
6. §  Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
7. §  Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
8. §  La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.

Elementos que integran un planificador de uso del tiempo:

Objetivos y metas: las metas son los procesos que se deben seguir determinar para poder llegar al objetivo. Cada objetivo está compuesto por una serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo. El objetivo es la cristalización de un plan de acción o de trabajo el cual está conformado por metas.

En lista de pendientes.

Es una de las actividades más simples y más poderosas de cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de tareas pendientes a diario y desarrollar el ámbito de plasmarlas. El sentido de esto es tener el conocimiento por escrito para darles el seguimiento adecuado y así cumplir con todo lo especificado.

Lista de actividades (priorizada).

Ya concluida terminada la lista de tareas a realizar, es necesario determinar cuáles son los elementos más importantes o las actividades que deben de cubrirse con mayor prioridad. Esto se puede generar señalando todas estas actividades prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya sea por días, semana, incluso, puede generar una lista aparte para su mejor manejo.

Horarios.

Marcará áreas específicas para la conclusión de actividades dándole auge a las tareas prioritarias. En planificador de tiempo recomienda planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Es necesario verificar con anticipación la lista de actividades de fechas siguientes para tener conocimiento DE qué se deben concretar. Es necesario tener el conocimiento de cuáles actividades se tendrán que generar para así evitar demoras de tiempos.

Holgura para atención de contingencias.

Es necesario detectar horarios y o actividades que se puedan cubrir el menor tiempo para así, con el tiempo restante, poder cubrir tareas imprevistas. De igual manera, evitar prolongar actividades y contratiempos.

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Esta matriz se divide en cuadrantes que consideran dos criterios fundamentales: lo importante y lo urgente. A partir de ello, se subdividen en otros factores claves.

¿El número de tareas, proyectos, pendientes, salidas familiares, estudios y otras actividades se aglomeran y nunca hay tiempo para terminar con todas? Esa es una sensación común, sobre todo, para quienes tienen múltiples objetivos. En este contexto, existe un método que ayuda a establecer prioridades y organizar metas. Es conocido como la matriz de administración del tiempo, también llamada matriz de Eisenhower.

Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios. Fue creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad.